どうも。TrioFです。
情けないことですが、やはりメールの返信が遅いな、と改めて感じている今日この頃です。やはりメールを如何に効果的に捌けるかは、ビジネスマンの基本ですよね。。。
以前も紹介させて頂きましたが、改めて「気のきいた短いメールが書ける本」を再読しています。
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何かお役に立てればと思い、いくつか事例を紹介させて頂きます。
気を使わなくてはならない相手に無理なお願いをする場合
上記のようなシチュエーションは、メール文書作成に時間掛かりますよね。。。
切り出し方としては、以下の例が紹介されていました。ナイスな表現と思います。
- 「先日は貴重なお時間を頂き、有り難うございました。多くのご示唆を頂き、大変助けられております。本日は折り入ってのお願いがあり、ご連絡致しました」
締め括りは以下の通り。
- 「よろしくお願い致します。厚かましいお願いばかりで誠に恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願い致します。ご多忙のことと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます」
こんな表現も使えますよね。
- 「たいへん勝手ではございますが、今月20日までにお送り頂きたくお願い申し上げます」
自分の場合、けっこう目上の方への連絡が多いので、活用してみようと思います。
気の利いた件名の付け方
メールにどんな気の利いた件名を付けるべきか悩みますよね。特にメールを沢山扱う方に送る件名は重要です。以下の点に留意する必要ありますかね。
- 他のメールと区別がつく
- 長過ぎない
- 具体的で、わかりやすい
具体的な工夫として以下が紹介されていました。
「ヘッドをいれる」
- 【訂正】◯◯◯
- 【要返信】◯◯◯
- 【ご案内】◯◯◯
- 【◯◯商事】打ち合わせのお願い
- 【ご報告】◯◯◯
「補足をつける」
- ◯◯法の改正について（情報提供）
- ３月イベント（素案）
- ３月イベント（最終案）
- 異動のご挨拶（鈴木花子）
今更当たり前のことなのかもしれませんが、改めて念頭に入れて実行したいです。
改めて意識しておくべきこと
改めて意識しておくべきこととして、以下を挙げておきたいと思います（というのも、けっこう実践できていない or ついやってしまうので）
- １案件１メール。
- 最初に用件を書き出して箇条書き。 例;（1）今後の進行予定（2）制作部数（3）納品先について ご連絡致します。
- 最後に用件をまとめる。 例; 「それでは、昼食のご希望について、お返事をお待ちしております。」
- 「メール返信のお礼」「決まった内容の復唱」「結びの言葉」で締め括る
- 書き過ぎのメール
- 強調語が多過ぎる
- 先回りし過ぎる（まだ了承が取れていないのに次のことに触れ始める）、事細か過ぎる
ついやってしまうありがちな例
恥ずかしながら、最近実際にやってしまった事例を紹介します。ズバリこの本に指摘されてしまっています（汗）
- 株式会社を「（株）」と略してはいけない。
- ☓用事ができてしまいました。⇨ ◯どうしても都合がつかなくなりました。（後からの約束を優先したと思われる）
- ☓プロフィール原稿をご提出ください。⇨ ◯プロフィール原稿をお送りください。（目上の方への表現としては失礼）
おわりに
この本は、具体的な「あ、これ良いな。使える」という表現が沢山あり助かります。。。現在 精読途中なので、また後日紹介したい用例を挙げさせて頂ければと思います。
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